F&E GmbH

Wie die F&E GmbH ihr Kundenmanagement mit SugarAI neu gedacht hat

Das Forschungs- und Entwicklungszentrum (F&E), angesiedelt auf dem Campus der HAW Kiel, versteht sich als Bindeglied zwischen Wirtschaft und Wissenschaft. Ziel ist es wissenschaftliches Know-how mit unternehmerischem Forschungs- und Entwicklungsbedarf zusammen zu bringen.

Eckdaten zum Unternehmen

Branche: Bildung

Zielgruppe: Bildung

Standort: Hauptsitz in Kiel

Herausforderung: die Basis für nachhaltiges Wachstum schaffen

Als Partner der HAW Kiel bringt die F&E GmbH mit dem praxisbegleiteten Studium (PBS) Studierende und Praxispartner erfolgreich zusammen und schafft wertvolle Verbindungen zwischen Theorie und Praxis. Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Programms stiegen auch die Anforderungen an die Verwaltung und Betreuung der zahlreichen Beteiligten.

Die vorhandenen Prozesse basierten überwiegend auf einzelnen Tabellen, Outlook und manuellen Abläufen. Dadurch wurde es zunehmend schwieriger, den Überblick über Anfragen, Kontakte und Bearbeitungsstände zu behalten. Gleichzeitig wuchs der Bedarf, Informationen zentral verfügbar zu machen und Vorgänge langfristig nachvollziehbar zu dokumentieren.

Um die hohe Servicequalität auch bei steigenden Anfragen sicherzustellen, suchte die F&E GmbH nach einer Lösung, die Transparenz schafft, Prozesse vereinheitlicht und den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Ziel war es, die bisher dezentralen Prozesse in ein zentrales CRM-System zu überführen und dadurch die Partnerverwaltung, Kommunikation und Auswertung effizienter abzubilden.

So entstand die Chance, Abläufe zu digitalisieren, wertvolle Zeit zu gewinnen und die Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen.

Ein CRM, das mitdenkt: Sugar Sell als zentrale Plattform

Kern des Projekts war die Einführung eines CRM-Systems für die Hochschul- und Partnerverwaltungsprozesse. Als erfahrener SugarAI Partner digitalisierte atlantis dx folgende Bereiche:

Individuelle Datenstruktur und Partnerverwaltung

Einrichtung individueller Datenobjekte in SugarCRM
Anlage von Studiengängen als eigenes Modul zur strukturierten Abbildung aller angebotenen Studiengänge inklusive relevanter Merkmale
Abbildung von Fachbereichen als eigene Struktur im CRM
Verknüpfung von Partnerunternehmen mit Studiengängen und Fachbereichen
Strukturierte Verwaltung potenzieller und bestehender Partnerunternehmen
Abbildung eines standardisierten Partnerakquise-Prozesses inklusive Wiedervorlagen, Aufgaben und Aktivitäten
Transparente Übersicht über Partnerstatus, Kommunikationshistorie und Prozessfortschritt

Zentralisierung bisher dezentraler Arbeitsweisen

Ablösung bzw. Ergänzung bisheriger Excel- und Outlook-basierter Arbeitsweisen
Zentrale Pflege relevanter Partner-, Studiengangs- und Fachbereichsinformationen im CRM
Verbesserte Datenqualität durch einheitliche Strukturen, Felder und Relationen
Nachvollziehbare Dokumentation von Kontakten, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten

Reporting, Dashboards und Exporte

Aufbau von Filter- und Exportmöglichkeiten nach Partnerstatus, Fachbereich und Studiengang
Erstellung von Exporten für Messe-, Akquise- und Veranstaltungslisten
Einrichtung von Dashboards zur besseren Übersicht und datenbasierten Entscheidungsfindung
Nutzung strukturierter CRM-Daten für gezielte Partneransprache, Veranstaltungen und interne Auswertungen

Outlook- und Microsoft-365-Integration über Sugar Connect

Archivierung von E-Mails direkt im CRM
Synchronisation von Terminen zwischen SugarCRM und Outlook
Anzeige relevanter CRM-Informationen direkt in Outlook, z. B. zum jeweiligen Unternehmen oder Kontakt
Zentrale Dokumentation von E-Mails, Terminen und Aktivitäten

Individuelle Anpassungen

Anpassung der Datenstruktur an den Hochschulkontext
Erstellung individueller Felder und Relationen für Studiengänge, Fachbereiche und Partnerunternehmen
Abbildung eines spezifischen Partnerstatus-Modells
Anpassung von Ansichten, Listen, Filtern, Dashboards und Exporten
Prozessuale Anpassungen für Partnerakquise, Wiedervorlagen und Kontakthistorie

Im Auswahlprozess wurden mehrere Agenturen evaluiert. Ausschlaggebend war letztlich die hohe Flexibilität von Sugar Sell, das sich mithilfe individueller Anpassungen optimal an die Anforderungen der F&E GmbH anpassen ließ.

Gemeinsam digitalisieren: Die Zusammenarbeit von atlantis dx und der F&E GmbH

Zu Beginn des Projekts analysierten die Teams von F&E GmbH und atlantis dx gemeinsam die bestehenden Abläufe und definierten die zukünftigen Prozesse. Anschließend wurden die bisher manuell gepflegten Daten in das neue CRM-System migriert und die Mitarbeitenden umfassend geschult.
Besonders überzeugt hat die F&E GmbH der ganzheitliche Beratungsansatz von atlantis dx. Neben der technischen Umsetzung standen die Optimierung von Prozessen, die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Entwicklung einer nachhaltigen Lösung im Fokus. Gemeinsam entstand ein CRM-System, das bestehende Abläufe nicht nur digital abbildet, sondern gezielt verbessert.

Kundenstimme

„Die Zusammenarbeit mit atlantis dx ist ausgezeichnet: Insbesondere die freundliche, partnerschaftliche Kommunikation und die schnelle und zuverlässige Unterstützung – auch bei individuellen Herausforderungen.“

Claudia Martens

Projektkoordinatorin des Praxisbegleiteten Studiums (PBS) an der HAW Kiel

Seit dem Go-live im April 2025 nutzt das Team der F&E GmbH das CRM-System aktiv im Arbeitsalltag. Alle relevanten Informationen stehen zentral zur Verfügung, sodass Mitarbeitende jederzeit den Überblick über Anfragen, Kontakte und laufende Prozesse behalten.
Die lückenlose Dokumentation aller Aktivitäten ermöglicht eine transparente Nachverfolgung von Vorgängen und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand. Dadurch entstehen spürbare Zeitersparnisse im Tagesgeschäft.
Auch die Zusammenarbeit mit Praxispartnern profitiert von der zentralen Datenbasis. Gespräche können gezielter und persönlicher geführt werden, da alle relevanten Informationen direkt verfügbar sind. Das stärkt die Betreuungsqualität und ermöglicht schnellere Reaktionszeiten.
Mit dem neuen CRM verfügt die F&E GmbH über standardisierte Prozesse, eine einheitliche Datenbasis und eine skalierbare Lösung für weiteres Wachstum. So kann das Team die steigende Anzahl an Anfragen effizient bearbeiten und die Zusammenarbeit mit Praxispartnern nachhaltig weiterentwickeln.

Perspektive für die Zukunft

Im nächsten Schritt könnten auch Studierende als eigene Entität im CRM abgebildet werden. Dadurch ließen sich Beziehungen zwischen Studierenden, Studiengängen und Partnerunternehmen noch umfassender darstellen. Das System bietet eine solide Grundlage für den weiteren Ausbau hochschulspezifischer CRM-Prozesse. Wir freuen uns auf die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit!

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